作者:王晨绯 来源:中国科学报 发布时间:2015/3/30 13:29:51
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以管理创新来促进科技创新
中科院计算机网络信息中心ARP中心创新纪实

2013 年,中国科学院院长白春礼(前左)在除夕看望和慰问了ARP中心一线值班职工。

■本报记者 王晨绯

“信息化是中科院科研与管理走上现代化的必由之路,是提高中科院创新能力和国际竞争能力的关键,是一项事关中科院全局、事关中科院未来发展的长期战略任务。”中科院副秘书长谭铁牛院士这样阐述信息化建设对中国科学院的意义。

这些年,一个被称为“ARP”的信息化平台帮助科研管理者和科研人员节省时间,大大提高了工作效率,只要有网络的地方就能办公正在成为现实。 ARP(Academia Resource Planning)系统是中科院的科研管理信息化平台,由中科院计算机网络信息中心ARP运行支持中心(以下简称ARP中心)承担建设和运维任务。

“四边”发展轨迹

“边建设、边应用、边推进、边服务”是ARP的发展轨迹,被ARP中心技术人员称为ARP的“四边”。

ARP之名源于“中国科学院资源规划项目”(以下简称ARP项目)。2002年,中国科学院开始全面规划信息化建设任务。其中,实现科研活动管理的信息化,是中国科学院信息化体系建设中的一个重要组成部分。

当时,中科院信息化工作领导小组第一次会议决定,将ARP项目作为全面提升科研管理信息化水平而部署的重大项目,列入中科院“十五”信息化发展规划。同年9月,ARP项目正式立项。

经过近两年调研,2004年3月ARP项目一期工程启动;2006年1月,在全院上下的共同努力下,由ARP中心牵头组织实施的ARP1.0系统在中科院本部和120个院属单位上线。

2008年,ARP项目二期工程启动,2010年底,ARP2.0系统推出。在不断加强系统应用的努力下,参与ARP各应用系统相关岗位的关键用户超过3000人,使用ARP的最终用户超过2万人,ARP在中科院科研管理领域可谓“家喻户晓”。

ARP项目的实施,使中科院科研管理活动中的192个主要业务流程得到梳理,使信息化实实在在地促进了管理规范化。它在公文处理、科研经费管理、科研课题管理、基础建设、人力资源等领域,均发挥着功不可没的作用。

同时,ARP中心还承担了中科院院网站群建设和运维任务。继2009年建成涵盖院属各单位门户网站的中科院网站群之后,2013年,又在全院范围内启动了网站群子站资源共建任务,动员全院力量发挥“众创”作用。截至2014年末,在中科院网站群上运行的网站已达900个。

在中科院主管部门支持下,网站群平台支撑能力获得了稳步提升,特别是网站群内容的科学性、新颖性得到显著增强。美国科学促进会(AAAS)EurekeAlert!网站资深编辑Catherine Matacic说:“中科院网站(英文版)内容全面,设计统一,非常有助于外国人掌握第一手的科学院信息。”

多年来,ARP中心正是沿着“四边”轨迹一路走来,为大力推进中科院信息化工作作出了不可替代的贡献。

建设有中科院特色的信息化平台

ARP项目二期工程以来,对“信息资源管理与服务平台”进行了全院部署,构建了科研管理资源目录,实现了资源信息各级平台内共享。中科院各主管部门已开始利用ARP信息资源中心抽取的数据进行分析,辅助决策,利用率逐年上升。

ARP中心主任及俊川向《中国科学报》记者介绍,从科技创新活动规律出发,引进现代企业先进的管理理念和方法,建立现代科技创新活动管理体系,正是中国科学院体制和管理创新的目标之一。“我们的目标是真正做出中科院的ARP系统。”他强调。

2013年,为配合中科院机关进行的科研管理改革,ARP中心制定了信息化应用支持应急解决方案,组建了专门保障团队。针对中科院机关机构设置、职能定位、岗位布局等方面的变化,及时在系统内部作了相应的调整,并重新梳理了各项管理业务流程,确保了中科院机关机构调整后在新管理体系下各部门有效应用ARP和网站群系统,实现了信息化应用的平稳过渡。

据记者了解,ARP国际合作系统完全实现无纸化办公,实现了研究所本地自行打印批件的功能。这使得从申请人填报到最终批件到研究所完成打印平均只需要约12天,这在原来纸质环境下是根本不可能实现的。

多年来,ARP牢牢把握了中科院“学部+院部”的组织结构,“院所两级法人”的治理结构,“非经营性+经营性”分类资产管理体系等中科院特色,以科技计划与执行管理为核心,综合运用创新的管理理念和先进的信息技术,对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化,构建了有效的管理服务信息技术平台。

在“十二五”期间安排的ARP三期工程则进一步增强了ARP系统服务功能。通过建立企业级的呼叫中心,完善了运维平台、用户满意度明显提升。据悉,每个模块至少两名坐席支持,相对于人工电话接转的呼叫中心,有效提高了电话接通率,降低了放弃率,用户电话接通率至少提高了50%。同时,ARP中心完成了基础设施平台的云环境建设,为ARP的可持续发展奠定了基础。

ARP项目在历经了三个五年计划的建设实施后,已在中科院形成了平台型的管理信息化环境,一个现代化的科研管理格局已初显端倪。

从“没完没了”到“不离不弃”

ARP刚刚启动时,对于绝大多数管理、科研人员而言,还是一个新生事物。用及俊川的话来说,ARP“几乎在骂声中成长起来”。“ARP项目刚开始建设的时候,系统的推进受到了不少阻力。”他回忆。不过,及俊川能够理解这些阻力产生的原因。“不少管理人员年纪偏大,平台一上线,他们觉得用新的方式进行工作不适应,也担心ARP对他们的岗位产生冲击。”及俊川表示。

当时,一些管理人员和科研人员甚至觉得坚持推进ARP“没完没了”。

ARP中心为满足用户对系统操作的需求,仅“十一五”期间,ARP中心就组织用户培训80余场次,参加人数约6000人次。正是在不断的相互沟通中,骂声少了,越来越多的科研人员和管理人员都从ARP中得到了切实的好处。

如今,研究所对科研管理信息化建设的重视程度明显加强,管理人员纷纷表示,他们的日常工作已经离不开ARP了。不论是同一单位的办公场所分布在不同园区甚至不同城市,还是领导出差在外,事项审批、公文流转等管理工作进度丝毫不受影响,彻底解决了纸质签批件时代的痼疾。

ARP系统也带动科研管理向精细化方向发展。为适应中科院“十二五”创新项目体系及组织管理方式调整的新形势和新要求,从2011年12月起,成立了重大科研管理系统工作团队,开展项目管理信息系统的调研、需求分析和开发测试工作。

2013年11月重大科研项目管理系统项目执行管理功能完成开发,为项目参与者、项目负责人、项目决策者提供更方便,更快捷的管理模式,为他们的数据上报、信息共享、进度控制、经费监督、沟通交流等方面提供更多的服务。中科院南京土壤研究所朱平表示:“ARP重大项目管理模块提升了先导科技专项的管理水平。”

从“没完没了”到“不离不弃”,这些年来,覆盖科研机构日常管理业务的信息系统在统一平台下分工运作,为中科院领导、院机关各部门提供科学的综合信息资源分析与决策服务,有效提升了中科院全院的科研管理信息化水平。

2014年,ARP3.0建设任务由网络中心立项启动了预研和试点。该产品不仅仅是版本的升级,更是设计理念、体系架构等的一次重大升华。在产品研发模式上也第一次采用了联合社会化资源共建模式,以期成为推动科研信息化融合大平台建设的抓手,为“十三五”信息化发展规划作前期准备。

《中国科学报》 (2015-03-30 第6版 进展)
 
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